Privacyverklaring van de website

Verwerkingsverantwoordelijke

POLYCHROMIC, een Franse vereenvoudigde aandelenvennootschap met één aandeelhouder (SAS à associé unique), ingeschreven in het handels- en vennootschapsregister van Parijs onder nummer 108 752 171, met statutaire zetel op 1 rue Marguerin, 75014 Paris, France. Je kunt ons bereiken via contact@polychromic.eu.

Wat we verzamelen

Als je het contactformulier gebruikt, verzamelen we je naam, e-mailadres, optionele bedrijfsnaam, vraagcategorie, onderwerp en bericht. Als je je aanmeldt, verwerken we je e-mailadres en abonnementsgegevens voor de nieuwsbrief. Voor een productwachtlijst registreren we ook het gekozen product, de toestemmingstekst en -versie en de aanvraagdatum. Wachtlijsten en de algemene nieuwsbrief zijn aparte keuzes. Onze formulierverwerker verwerkt een pseudonieme beveiligingscode die van je IP-adres is afgeleid en tijdstempels om misbruik te beperken. Het bestand voor verzoekbeperking bewaart je onbewerkte IP-adres niet.

Waarom en op welke grondslag

We gebruiken je contactgegevens en bericht om de vraag die je kiest te sturen te ontvangen, beoordelen en beantwoorden. Onze rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om een contactkanaal te beheren en vragen te beantwoorden. Als je je aanmeldt voor de nieuwsbrief, gebruiken we je e-mailadres op basis van je toestemming om Polychromic-nieuws te sturen. Ook e-mails over beschikbaarheid en releases via productwachtlijsten zijn op je toestemming gebaseerd. We verwerken pseudonieme beveiligingsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om de website en contactdienst tegen misbruik te beschermen.

PayPal-bijdragen

PayPal levert de betaaldienst. Als je Steun opent, wordt de betaalsoftware geladen en worden technische verbindingsgegevens naar PayPal gestuurd. Als je betaalt, kunnen we je naam, e-mailadres, transactiereferentie, datum, bedrag, valuta, status, kosten en gegevens over terugkerende betalingen ontvangen, samen met andere informatie die je via PayPal wilt delen. Via deze website ontvangen we niet je PayPal-wachtwoord of volledige kaartgegevens.

We gebruiken de benodigde gegevens om de door jou gevraagde bijdrage te beheren, betaalvragen en opzeggingen af te handelen, misbruik te voorkomen en geschillen op te lossen. We baseren ons waar van toepassing op de bijdrageafspraak, onze gerechtvaardigde belangen bij het beheren van vrijwillige steun en bescherming tegen misbruik, en onze wettelijke verplichtingen voor boekhoudkundige en financiële gegevens. Alleen bevoegde personen en waar nodig onze boekhoudadviseurs en bevoegde autoriteiten hebben toegang. Een betaling voegt je niet toe aan een nieuwsbrief, wachtlijst of advertentiedoelgroep.

PayPal verwerkt informatie voor eigen betaal-, beveiligings- en andere doeleinden die beschreven staan in Privacybeleid van PayPal, waaronder de ontvangers, bewaartermijnen, internationale doorgiften en kanalen om je rechten uit te oefenen. De aanbieder is verantwoordelijk voor die verwerking. Lees onze voorwaarden voor bijdragen en cookie-informatie.

Optionele openbare vermelding

Een betaling geeft ons geen toestemming om je PayPal-naam, e-mailadres, bedrag of transactiereferentie te publiceren. Wil je een vermelding in de community, neem dan contact op met contact@polychromic.eu. We bevestigen de naam of alias en waar die verschijnt, en leggen je afzonderlijke toestemming vast vóór publicatie. Je kunt weigeren zonder gevolgen voor je steun, of de toestemming intrekken door contact met ons op te nemen. We verwijderen de vermelding van de website; kopieën die anderen al hebben gemaakt, kunnen buiten onze controle blijven bestaan.

Sociale media

Onze sociale knoppen zijn gewone links naar Instagram, Threads, YouTube, TikTok, X, LinkedIn, geen ingesloten feeds of advertentiepixels. Als je op een link klikt, ga je naar dat platform. Als je daar reageert of ons een bericht stuurt, zien we je profielnaam en de informatie die je deelt; reacties kunnen openbaar zijn. We gebruiken die interacties om te antwoorden en onze profielen te beheren op basis van ons gerechtvaardigd belang om met onze community te communiceren. We voegen volgers of mensen die reageren niet toe aan onze mailinglijsten.

Meta, Google, TikTok, X en LinkedIn zijn verantwoordelijk voor hun eigen platformverwerking, waaronder platformstatistieken en internationale doorgiften. Hun beleid is beschikbaar in Instagram, Threads, YouTube, TikTok, X, LinkedIn. Gebruik contact@polychromic.eu voor privévragen over betalingen in plaats van een openbare reactie.

Ontvangers en hosting

Je bericht wordt bezorgd bij contact@polychromic.eu en kan worden ingezien door personen die bevoegd zijn om vragen af te handelen. We gebruiken Sender, beheerd door UAB Sender.lt, om de nieuwsbrief en productwachtlijstupdates te beheren en te versturen. Onze server stuurt het e-mailadres waarvoor je uitdrukkelijk toestemming geeft naar het aanmeldformulier van Sender; Sender verwerkt ook abonnements- en dienstgegevens. Aanmelding voor de nieuwsbrief is niet vereist om contact met ons op te nemen of op een productwachtlijst te komen. Toestemmingsbewijzen worden apart opgeslagen in een privémap op onze OVH-hosting. OVHcloud levert onze website- en mailboxinfrastructuur. We gebruiken contactformulierinzendingen niet voor advertentiedoelgroepen. Zie Sender’s Privacy Policy voor informatie over de verwerking door Sender.

Bewaring

De verwerker van het contactformulier bewaart de pseudonieme antimisbruikcode en tijdstempels gedurende een voortschrijdende periode van maximaal één uur; een inactief statusbestand kan tot het volgende verzoek blijven staan. We bewaren contactberichten tot 12 maanden na de laatste inhoudelijke uitwisselingen verwijderen ze daarna via een gedocumenteerde handmatige beoordeling, tenzij langere bewaring nodig is om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen, of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. We controleren de bewaartermijnen in de mailbox elke maand handmatig; verwijdering gebeurt niet automatisch. Adressen voor de nieuwsbrief en productwachtlijsten gebruiken we voor de gekozen updates totdat je je afmeldt of om verwijdering vraagt; minimale blokkeerinformatie kan bewaard blijven om je afmelding te respecteren. Voor servicelogboeken en technische back-ups van aanbieders gelden hun eigen bewaartermijnen.

Bewaring van bijdrage- en socialemediagegevens

We bewaren werkgegevens over bijdragen zolang we je steun en bijbehorende verzoeken beheren. Verplichte boekhoudkundige gegevens en bewijsstukken worden tien jaar vanaf het einde van het betreffende boekjaar bewaard, met toegang beperkt tot hun boekhoudkundige of juridische doel. Dit betekent niet dat elk bericht of profielgegeven tien jaar wordt bewaard. Voor andere betaalcorrespondentie geldt de bovenstaande bewaartermijn voor contactberichten, tenzij die nodig is voor een wettelijke verplichting of rechtsvordering.

We gebruiken een openbare vermelding zolang je toestemming blijft gelden en bewaren het minimale toestemmingsbewijs dat nodig is om je keuze of intrekking vast te leggen. Voor berichten die we via sociale profielen ontvangen geldt dezelfde vraagtermijn van twaalf maanden waar we de verwijdering zelf beheren, onder voorbehoud van noodzakelijke wettelijke bewaring. Openbare reacties en kopieën die de platforms zelf bewaren blijven onder hun instellingen en beleid vallen.

Je rechten

Je kunt verzoeken om inzage in, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens, beperking van de verwerking en, waar van toepassing, overdraagbaarheid. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen. Als je toestemming gaf voor nieuwsbrief- of wachtlijstupdates, kun je die op elk moment intrekken via de afmeldlink in een nieuwsbriefmail of door contact op te nemen met contact@polychromic.eu. Je kunt ook een klacht indienen bij de Franse gegevensbeschermingsautoriteit, de CNIL, via www.cnil.fr.

Doorgiften

OVHcloud levert onze website- en mailboxinfrastructuur, Sender levert nieuwsbriefdiensten, PayPal verzorgt betalingen en Meta, Google, TikTok, X en LinkedIn beheren de gekoppelde sociale platforms. Sommige verwerkingen door aanbieders kunnen buiten de EER plaatsvinden. We beloven geen verwerking uitsluitend in Frankrijk of de EER. Je kunt contact opnemen met contact@polychromic.eu voor informatie over deze aanbieders en de waarborgen die voor je gegevens gelden. Informatie over aanbieders staat in het hierboven gekoppelde beleid van PayPal, Instagram, Threads, YouTube, TikTok, X en LinkedIn, Sender’s Privacy Policy, Verwerkersovereenkomst van OVHcloud en lijst van subverwerkers.